1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist SwissBusiness Travel Management. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln sie vertraulich und entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beachten wir folgende Grundsätze:

• • Rechtmäßigkeit: Wir verarbeiten Daten nur auf einer rechtmäßigen Grundlage
• • Zweckbindung: Daten werden nur für festgelegte, eindeutige Zwecke erhoben
• • Datenminimierung: Wir erheben nur notwendige Daten
• • Richtigkeit: Wir halten Ihre Daten aktuell und korrekt
• • Speicherbegrenzung: Daten werden nur so lange gespeichert wie nötig
• • Sicherheit: Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen

3. Welche Daten wir sammeln

3.1 Daten, die Sie uns direkt bereitstellen

Wenn Sie unsere Services nutzen oder uns kontaktieren, sammeln wir folgende Informationen:

• • Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefonnummer)
• • Unternehmensinformationen (Firmenname, Position, Branche)
• • Reisepräferenzen und -anforderungen
• • Kommunikationsinhalte (E-Mails, Nachrichten, Anrufe)
• • Zahlungsinformationen (Rechnungsadresse, Zahlungsmethode)
• • Reisedokumente und -genehmigungen (bei Buchungen)

3.2 Automatisch gesammelte Daten

Bei der Nutzung unserer Website und Services sammeln wir automatisch:

• • Technische Informationen (IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem)
• • Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Verweildauer, Klickpfade)
• • Geräteinformationen (Geräte-ID, Bildschirmauflösung)
• • Standortdaten (wenn aktiviert)
• • Cookie-Daten (siehe unsere Cookie-Richtlinie)

3.3 Daten von Dritten

In bestimmten Fällen erhalten wir Informationen von Dritten:

• • Geschäftspartner und Lieferanten
• • Öffentlich verfügbare Quellen
• • Social Media Plattformen (bei Verknüpfung)
• • Reiseanbieter und Buchungsplattformen

4. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

4.1 Servicebereitstellung

• • Reisebuchungen und -management
• • Kundenbetreuung und Support
• • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• • Kommunikation über Reise-Updates
• • Notfall-Support und Krisenmanagement

4.2 Vertragserfüllung

• • Durchführung von Serviceverträgen
• • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• • Dokumentation für Compliance
• • Qualitätssicherung und -kontrolle

4.3 Berechtigte Interessen

• • Website-Optimierung und -sicherheit
• • Betrugsschutz und Sicherheitsmaßnahmen
• • Geschäftsentwicklung und Marktforschung
• • Interne Verwaltung und Berichterstattung

4.4 Mit Ihrer Einwilligung

• • Marketing und Werbung
• • Newsletter und Informationsmaterial
• • Personalisierte Angebote
• • Marktforschung und Umfragen

5. Rechtliche Grundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung
• • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung
• • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtungen
• • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen
• • Art. 9 DSGVO: Besondere Kategorien (bei Gesundheitsdaten für Reisen)

6. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen weiter:

6.1 Dienstleister

• • Reiseanbieter (Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen)
• • IT-Dienstleister und Cloud-Anbieter
• • Zahlungsdienstleister
• • Kommunikationsdienstleister

6.2 Rechtliche Anforderungen

• • Behördliche Anordnungen
• • Gerichtliche Verfügungen
• • Steuerliche und regulatorische Compliance
• • Notfallsituationen und Krisenmanagement

6.3 Geschäftstransaktionen

Bei Fusionen, Übernahmen oder anderen Geschäftstransaktionen können Daten übertragen werden, wobei der Datenschutz gewährleistet bleibt.

7. Internationale Datenübertragungen

Einige unserer Partner und Dienstleister befinden sich außerhalb der Schweiz oder der EU. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass:

• • Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission vorliegen
• • Standardvertragsklauseln verwendet werden
• • Binding Corporate Rules gelten
• • Andere geeignete Garantien bestehen

8. Datensicherheit

Wir setzen umfassende Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

8.1 Technische Maßnahmen

• • SSL/TLS-Verschlüsselung für Datenübertragungen
• • Verschlüsselung gespeicherter Daten
• • Firewalls und Intrusion Detection Systeme
• • Regelmäßige Sicherheitsupdates
• • Backup- und Disaster Recovery Systeme

8.2 Organisatorische Maßnahmen

• • Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
• • Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz
• • Vertraulichkeitsvereinbarungen
• • Regelmäßige Sicherheitsaudits
• • Incident Response Verfahren

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• • Vertragsdaten: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• • Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• • Marketing-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung
• • Website-Logs: Maximal 12 Monate
• • Cookie-Daten: Entsprechend unserer Cookie-Richtlinie

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

10.1 Auskunftsrecht

Sie haben das Recht zu erfahren, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten.

10.2 Berichtigungsrecht

Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

10.3 Löschungsrecht

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

10.4 Einschränkungsrecht

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

10.5 Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten.

10.6 Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus berechtigten Interessen widersprechen.

10.7 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

11. Minderjährige

Unsere Services richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir sammeln wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Falls wir erfahren, dass wir Daten von Minderjährigen ohne entsprechende Einwilligung gesammelt haben, werden wir diese umgehend löschen.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen automatisierte Systeme für Reiseoptimierung und Preisvergleiche ein. Diese Systeme können Empfehlungen generieren, treffen aber keine rechtlich bindenden Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung. Sie haben das Recht, Informationen über die verwendete Logik zu erhalten und eine Überprüfung durch eine Person zu verlangen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken zu reflektieren oder um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie rechtzeitig informieren. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website verfügbar.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Wenn Sie sich in der EU befinden, können Sie sich an die entsprechende lokale Datenschutzbehörde wenden.

15. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über unsere Website kontaktieren. Wir werden Ihre Anfrage umgehend bearbeiten und Ihnen innerhalb von 30 Tagen antworten. Bei komplexen Anfragen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir Sie entsprechend informieren werden.